Umlagefähige Nebenkosten: die vollständige Liste mit Beispielen

Welche Nebenkosten darf der Vermieter umlegen? Die Antwort steht nicht im Mietvertrag, sondern in einer Verordnung: Der Mietvertrag entscheidet nur, ob Betriebskosten auf den Mieter übergehen. Welche Kosten das überhaupt sein können, legt die Betriebskostenverordnung fest. Diese Liste geht den Katalog Nummer für Nummer durch, zeigt die typischen Beispiele und die Grenzfälle — und das, was trotz aller Gewohnheit nie in eine Abrechnung gehört.

Die zwei Voraussetzungen jeder Umlage

Umlagefähige Nebenkosten setzen zweierlei voraus. Erstens eine Vereinbarung: Nach § 556 Abs. 1 BGB trägt der Mieter Betriebskosten nur, wenn das vertraglich vereinbart ist. Fehlt eine solche Klausel, sind die Nebenkosten mit der Miete abgegolten, und zwar vollständig.

Zweitens muss es sich um Betriebskosten im Rechtssinn handeln. § 1 Abs. 1 BetrKV definiert sie als Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes laufend entstehen. Das Wort „laufend“ trägt viel: Eine einmalige Anschaffung ist keine Betriebskostenposition, eine wiederkehrende Wartung sehr wohl.

Für Wohnraum genügt nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs in der Regel die Vereinbarung, dass der Mieter „die Betriebskosten“ trägt. Die Positionen der Nummern 1 bis 16 müssen dann nicht einzeln aufgezählt werden. Für die Nummer 17 gilt das nicht — dazu unten mehr.

Die Betriebskosten-Liste nach § 2 BetrKV

Der Katalog in § 2 BetrKV hat 17 Nummern. Die Tabelle nennt jede Position mit den Kosten, die in der Praxis am häufigsten darunter fallen.

Nr.	Kostenart	Typische Beispiele
1	Laufende öffentliche Lasten	Grundsteuer
2	Wasserversorgung	Wasserverbrauch, Grundgebühr, Zählermiete, Eichung, Kosten der Verbrauchsaufteilung
3	Entwässerung	Schmutzwassergebühr, Niederschlagswassergebühr, Betrieb einer Hebepumpe
4	Heizung	Brennstoff, Betriebsstrom, Wartung, Immissionsschutzmessung, Verbrauchserfassung
5	Warmwasser	Wassererwärmung, Wartung von Warmwassergeräten
6	Verbundene Heiz- und Warmwasseranlagen	Kombinierte Anlagen nach Nr. 4 und 5
7	Aufzug	Betriebsstrom, Beaufsichtigung, Wartung, regelmäßige Prüfung, Reinigung
8	Straßenreinigung und Müllbeseitigung	Straßenreinigungsgebühr, Abfallgebühren, Müllschlucker, Müllmengenerfassung
9	Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung	Treppenhausreinigung, Reinigung von Keller und Waschküche, Schädlingsbekämpfung
10	Gartenpflege	Rasen, Hecken, Ersatzpflanzungen, Spielplatzsand, Pflege nicht öffentlicher Wege
11	Beleuchtung	Allgemeinstrom für Außenlicht, Treppenhaus, Keller
12	Schornsteinreinigung	Kehrgebühren, soweit nicht schon unter Nr. 4 erfasst
13	Sach- und Haftpflichtversicherung	Gebäudeversicherung gegen Feuer, Sturm, Wasser, Elementarschäden; Glas-, Gebäude-, Öltank-, Aufzugshaftpflicht
14	Hauswart	Vergütung und Sozialbeiträge für Pflegetätigkeiten des Hausmeisters
15	Antenne, Breitband, Glasfaser	Betriebsstrom und Prüfung der Anlage; unter Bedingungen ein Glasfaser-Bereitstellungsentgelt
16	Wäschepflege	Strom, Wasser und Wartung gemeinschaftlicher Waschmaschinen und Trockner
17	Sonstige Betriebskosten	Nur ausdrücklich vereinbarte Positionen, etwa Wartung von Rauchwarnmeldern oder Dachrinnenreinigung

Die Nummern im Einzelnen

Nr. 1 — Grundsteuer. Die wichtigste öffentliche Last. Verteilt wird sie nach dem vereinbarten Schlüssel, ohne Vereinbarung nach Wohnfläche. Maßgeblich ist der Betrag, der für den Abrechnungszeitraum festgesetzt ist.

Nr. 2 und 3 — Wasser und Abwasser. Umlagefähig sind neben dem Verbrauch auch Grundgebühren, die Miete und Eichung von Wasserzählern sowie die Kosten der Berechnung und Aufteilung. Die Abwassergebühr richtet sich meist nach dem Frischwasserverbrauch, weshalb beide Positionen häufig denselben Schlüssel tragen.

Nr. 4 bis 6 — Heizung und Warmwasser. Hier gilt neben der BetrKV die Heizkostenverordnung, und sie hat Vorrang: Ein wesentlicher Teil der Kosten ist nach erfasstem Verbrauch zu verteilen. Wie das im Detail funktioniert, erklärt der Beitrag zur Heizkostenabrechnung nach HeizkostenV.

Nr. 7 — Aufzug. Strom, Wartung, Überwachung und die regelmäßigen Sicherheitsprüfungen sind umlagefähig. Die Reparatur einer defekten Tür ist es nicht — sie ist Instandsetzung.

Nr. 8 — Straßenreinigung und Müll. Neben den öffentlichen Gebühren zählen auch vergleichbare private Maßnahmen dazu. Für Müll bildet ein Personenschlüssel die Verursachung oft besser ab als die Fläche; welcher Maßstab wann passt, steht im Beitrag zum Verteilerschlüssel für Betriebskosten.

Nr. 9 — Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung. Gemeint ist die Reinigung der gemeinsam genutzten Flächen: Zugänge, Flure, Treppen, Keller, Bodenräume, Waschküche und Fahrkorb des Aufzugs. Bei der Ungezieferbekämpfung kommt es auf das Merkmal „laufend“ an: Eine regelmäßige, vorbeugende Maßnahme passt in den Katalog, ein einmaliger Einsatz wegen eines akuten Befalls regelmäßig nicht.

Nr. 10 — Gartenpflege. Rasenmähen, Heckenschnitt und die Erneuerung von Pflanzen und Gehölzen sind umlagefähig, ebenso die Pflege von Spielplätzen und privaten Zufahrten. Eine Neuanlage des Gartens dagegen nicht.

Nr. 11 — Beleuchtung. Die Verordnung nennt ausdrücklich nur den Strom für die Außenbeleuchtung und für die gemeinsam genutzten Gebäudeteile. Die Reparatur einer Leuchte oder eines Bewegungsmelders ist Instandsetzung und bleibt beim Vermieter.

Nr. 12 — Schornsteinreinigung. Die Kehrgebühren nach der Gebührenordnung — sofern sie nicht bereits in den Heizkosten nach Nr. 4 stecken. Doppelt angesetzt werden darf nichts.

Nr. 13 — Versicherungen. Umlagefähig sind Sach- und Haftpflichtversicherungen für das Gebäude: Feuer, Sturm, Leitungswasser, Elementarschäden, Glas, Gebäude- und Öltankhaftpflicht. Versicherungen, die allein den Vermieter schützen, etwa eine Mietausfall- oder Rechtsschutzversicherung, fallen nicht darunter.

Nr. 14 — Hauswart. Umlagefähig ist nur der Anteil für Pflege, Reinigung und Überwachung. Die Verordnung nimmt Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen und Hausverwaltung ausdrücklich aus. Erledigt der Hausmeister zugleich Aufgaben der Nummern 2 bis 10 oder 16, dürfen diese nicht noch einmal gesondert angesetzt werden.

Nr. 15 — Antenne, Kabel und Glasfaser. Hier hat sich die Rechtslage geändert: Seit dem 1. Juli 2024 sind Nutzungsentgelte und laufende Grundgebühren für Kabelanschlüsse nicht mehr umlagefähig. Übrig bleiben im Wesentlichen der Betriebsstrom und die Prüfung der Anlage. Für Anlagen, die ab dem

1. Dezember 2021 errichtet wurden, gelten die Buchstaben a und b gar nicht mehr. Für eine Glasfaser-Hausverteilung sieht Buchstabe c ein Bereitstellungsentgelt vor, das der Mieter nach § 556 Abs. 3a BGB nur bei wirtschaftlicher Umsetzung trägt.

Nr. 16 — Wäschepflege. Strom, Wasser, Wartung und Reinigung von Gemeinschaftswaschmaschinen und Trocknern. Zahlen die Nutzer bereits je Waschgang, etwa über einen Münzautomaten, darf der Vermieter dieselben Kosten nicht ein zweites Mal über die Abrechnung verlangen.

Nr. 17: Sonstige Betriebskosten nur mit Vereinbarung

Die Nummer 17 ist eine Öffnungsklausel: Sie erfasst Betriebskosten im Sinne des § 1 BetrKV, die in den Nummern 1 bis 16 nicht vorkommen. Typische Beispiele sind die Wartung von Rauchwarnmeldern, die Reinigung von Dachrinnen, die Prüfung von Feuerlöschern oder die Wartung einer Lüftungsanlage.

Der Haken: Diese Positionen müssen im Mietvertrag konkret benannt sein. Eine Klausel wie „sowie sonstige Betriebskosten“ genügt nicht, und eine Position, die erst nach Vertragsschluss hinzukommt, lässt sich nicht einseitig nachschieben. Auch hier muss es sich um laufende Kosten handeln. Die Miete für die Rauchwarnmelder selbst hat der Bundesgerichtshof nicht als umlagefähige Betriebskosten anerkannt; die Wartung dagegen kann bei entsprechender Vereinbarung umgelegt werden.

Was nicht umlagefähig ist

§ 1 Abs. 2 BetrKV nimmt zwei Gruppen ausdrücklich aus, und sie sind die häufigste Fehlerquelle in einer Abrechnung. Die nicht umlagefähigen Kosten im Überblick:

• Verwaltungskosten: die Kosten der Hausverwaltung, der eigenen Verwaltungsarbeit, Kontoführung, Porto und Steuerberatung. Ausgenommen sind nur die Abrechnungskosten, die die Verordnung selbst nennt, etwa für die Aufteilung von Wasser- und Heizkosten durch einen Messdienst.
• Instandhaltung und Instandsetzung: jede Reparatur, der Austausch defekter Bauteile, Material für Ausbesserungen.
• Rücklagen: Beträge, die für künftige Maßnahmen angespart werden, sind keine laufenden Kosten des Abrechnungsjahres.
• Finanzierungskosten: Zinsen und Tilgung von Darlehen.
• Anschaffungen: der Kauf eines neuen Rasenmähers oder einer neuen Mülltonne ist keine laufende Betriebsausgabe.
• Leerstand: Der Anteil einer leeren Einheit bleibt beim Vermieter, auch wenn die Kostenart als solche umlagefähig ist.

In der Praxis steckt das Problem selten in einer eindeutig falschen Position, sondern in gemischten Rechnungen. Ein Wartungsvertrag mit Reparaturpauschale oder eine Hausmeisterrechnung, die auch kleine Reparaturen enthält, muss vor der Umlage aufgeteilt werden.

Das Wirtschaftlichkeitsgebot

Auch eine umlagefähige Position darf nicht in beliebiger Höhe umgelegt werden. § 556 Abs. 3 BGB verpflichtet den Vermieter, bei der Abrechnung den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten. Gemeint ist ein vernünftiges Kosten-Nutzen-Verhältnis, wie es ein sorgfältig wirtschaftender Eigentümer anlegen würde.

Das heißt nicht, dass immer der billigste Anbieter gewählt werden muss. Es heißt aber, dass ein deutlich überteuerter Hausmeistervertrag oder eine Versicherung mit auffällig hoher Prämie angreifbar ist. Ein gelegentlicher Preisvergleich für die großen Positionen ist deshalb keine Kür, sondern Vorsorge.

Umlagefähige Nebenkosten in der Abrechnung

Welche Kosten umlagefähig sind, ist nur die erste Frage. Die zweite ist, wie sie verteilt werden, und die dritte, ob die Abrechnung formell trägt. Beides behandelt die Anleitung zur Betriebskostenabrechnung. Wer selbst rechnen möchte, kann mit der kostenlosen Nebenkostenabrechnung-Vorlage beginnen oder eine einzelne Verteilung mit dem Nebenkostenrechner prüfen.

Der eigentliche Aufwand entsteht allerdings während des Jahres. Wird jede Rechnung schon beim Eingang einer Kostenart zugeordnet und gemischte Rechnungen sofort aufgeteilt, ist die Frage „umlagefähig oder nicht“ im Dezember bereits beantwortet. Die Nebenkostenabrechnung in RoofRunner setzt genau dort an: Kostenarten und Verteilungen sind Stammdaten, und die Abrechnung entsteht je Objekt und Jahr aus den erfassten Positionen.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Einordnung und ersetzt keine Rechtsberatung.