Hausverwaltungssoftware für Mietobjekte
Hausverwaltungssoftware soll die laufende Arbeit an vermieteten Immobilien zusammenführen: Objekte und Einheiten, Mietverhältnisse und Verträge, Zahlungen und Belege, die jährliche Betriebskostenabrechnung und die Kommunikation mit Mietern. RoofRunner tut das vollständig im Browser, gehostet in Deutschland, ohne Installation.
Zuerst: Mietverwaltung oder WEG-Verwaltung?
Hinter dem Wort „Hausverwaltung“ stecken zwei verschiedene Berufe mit zwei verschiedenen Regelwerken. Die Mietverwaltung betreut vermietete Objekte im Auftrag des Eigentümers. Die WEG-Verwaltung verwaltet Wohnungseigentum für eine Eigentümergemeinschaft – mit Hausgeldabrechnung, Wirtschaftsplan, Eigentümerversammlung und Beschlusssammlung.
RoofRunner deckt ausschließlich die Mietverwaltung ab. Wenn Sie Eigentümergemeinschaften betreuen, ist RoofRunner das falsche Werkzeug, und keine Testphase wird daran etwas ändern. Dafür gibt es spezialisierte Anbieter.
Der Grenzfall, der oft für Verwirrung sorgt: Eine Eigentumswohnung zu vermieten ist Mietverwaltung, auch wenn die Wohnung in einer Eigentümergemeinschaft liegt. Das Hausgeld, das Sie an die Gemeinschaft zahlen, erfassen Sie dann schlicht als Kosten des Objekts.
Sechs Fragen, bevor Sie sich entscheiden
Die Anbieter im Markt unterscheiden sich weniger in der Liste der Funktionen als darin, wo sie die Arbeit tatsächlich abnehmen. Diese sechs Fragen trennen die Kandidaten schneller als jede Feature-Tabelle.
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Miet- oder WEG-Verwaltung?
Die wichtigste Frage zuerst, weil sie das Feld halbiert. Verwalten Sie Mietobjekte, Eigentümergemeinschaften oder beides? Werkzeuge für das eine sind für das andere meist unbrauchbar.
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Wie entsteht die Betriebskostenabrechnung?
Der aufwendigste Vorgang des Jahres. Entscheidend ist, ob Belege unterjährig am Objekt landen oder ob die Abrechnung eine Rekonstruktion aus Kontoauszügen bleibt.
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Kommen die Kontoumsätze automatisch?
Ohne Bankanbindung bleibt der Zahlungsabgleich Handarbeit. Achten Sie darauf, ob der Zugriff über eine lizenzierte PSD2-Schnittstelle läuft und ob er lesend ist.
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Wo liegen die Daten?
Mieterdaten sind personenbezogene Daten. Hosting-Standort, Verschlüsselung und ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO sind keine Kür, sondern Voraussetzung.
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Was kostet es wirklich?
Pro Einheit, pro Nutzer oder pauschal? Preismodelle je Nutzer werden teuer, sobald mehrere Personen mitarbeiten; Modelle je Einheit skalieren mit dem Bestand.
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Kommen Sie wieder heraus?
Vertragslaufzeit und Datenexport sind die zwei Fragen, die vor dem Einstieg niemand stellt und nach zwei Jahren jeder. Monatlich kündbar ist ein Qualitätsmerkmal.
Wie RoofRunner das löst
Die Kette beginnt bei den Stammdaten und endet bei der Abrechnung. Objekte und Mieteinheiten mit ihren Wohnflächen tragen jeden späteren Verteilerschlüssel. Aus den Mietverhältnissen ergeben sich die erwarteten Zahlungen, gegen die die per PSD2 abgerufenen Kontoumsätze abgeglichen werden. Belege werden bei Eingang erfasst und einer Kostenart zugeordnet – womit die Abrechnung am Jahresende eine Auswertung ist statt einer Rekonstruktion.
Rechtliches, das mitläuft
Ein großer Teil der Arbeit in der Mietverwaltung ist Fristenarbeit. Die Betriebskostenabrechnung muss dem Mieter binnen zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen – danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen, ein Guthaben aber weiterhin auszuzahlen. Eine Mieterhöhung auf die ortsübliche Vergleichsmiete braucht Textform, Begründung und die Zustimmung des Mieters, und sie ist durch die Kappungsgrenze gedeckelt.
Für Heizung und Warmwasser schreibt die Heizkostenverordnung eine verbrauchsabhängige Abrechnung vor; wird sie nicht eingehalten, darf der Nutzer seinen Anteil um 15 Prozent kürzen. Und wer Mieterdaten verarbeitet, braucht für jeden eingesetzten Dienstleister einen Auftragsverarbeitungsvertrag.
Diese Fristen sind der eigentliche Grund, warum Tabellen irgendwann nicht mehr tragen. Nicht weil das Rechnen schwierig wäre, sondern weil jede einzelne davon an einem Datum hängt, das nur einmal im Jahr relevant wird. Eine übersehene Staffelstufe lässt sich nicht rückwirkend nachholen, und ein Beleg, den ein Mieter zwei Jahre später einsehen will, existiert entweder oder nicht.
Alle Angaben sind eine allgemeine Einordnung und ersetzen keine Rechtsberatung.
Häufige Fragen
Was ist eine Hausverwaltungssoftware?
Eine Hausverwaltungssoftware bündelt die laufende Verwaltung von Immobilien: Objekt- und Mieterdaten, Verträge, Buchhaltung, Zahlungsabgleich, Betriebskostenabrechnung, Dokumente und die Kommunikation mit Mietern. Der Begriff wird für zwei sehr verschiedene Dinge verwendet – die Verwaltung von Mietobjekten und die Verwaltung von Wohnungseigentum. RoofRunner deckt die Mietverwaltung ab.
Deckt RoofRunner die WEG-Verwaltung ab?
Nein. Hausgeldabrechnung, Wirtschaftsplan, Eigentümerversammlung und Beschlusssammlung sind nicht Teil von RoofRunner. Wer überwiegend Eigentümergemeinschaften betreut, braucht eine spezialisierte WEG-Lösung.
Ab wie vielen Einheiten lohnt sich eine Hausverwaltungssoftware?
Weniger die Zahl der Einheiten entscheidet als die Zahl der Termine. Erfahrungsgemäß kippt Eigenverwaltung mit Tabellen zwischen fünf und zehn Einheiten – ab dort fällt eine fehlende Miete nicht mehr von selbst auf und Fristen lassen sich nicht mehr im Kopf halten.
Was kostet eine Hausverwaltungssoftware?
Der Markt reicht von kostenlosen Basisversionen bis zu Lösungen ab 49 € im Monat. RoofRunner rechnet pro Wohnung: 3,57 € je Wohnung und Monat mit vollem Funktionsumfang, ohne Funktionsstufen, monatlich kündbar. Die ersten 30 Tage sind kostenlos und ohne Zahlungsdaten.
Muss ich Software installieren?
Nein. RoofRunner läuft vollständig im Browser und wird in Deutschland gehostet. Es gibt keine lokale Installation und keinen eigenen Server, den Sie betreiben müssten.
Wer haftet für die Mieterdaten?
Datenschutzrechtlich verantwortlich bleibt der Vermieter beziehungsweise der beauftragte Verwalter. Die Software ist Auftragsverarbeiter; dafür verlangt Art. 28 DSGVO einen Vertrag, der mit dem kostenpflichtigen Abo automatisch geschlossen wird.
Einen Bestand ausprobieren, nicht eine Demo ansehen.
30 Tage kostenlos und ohne Zahlungsdaten, mit vollem Funktionsumfang. Danach 3,57 € pro Wohnung und Monat, monatlich kündbar.