Verwaltung

Unterlagen am Objekt statt in vierzehn Ordnern

Verträge, Belege und Fotos direkt am Objekt oder Mietverhältnis abgelegt.

30 Tage kostenlos testen Keine Zahlungsdaten notwendig DSGVO-konform

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Dokumentenverwaltung in RoofRunner: Objektakte mit Dokumente-Tab und hinterlegten Unterlagen

Immobilienverwaltung erzeugt eine erstaunliche Menge Papier: Mietverträge und Nachträge, Energieausweise, Grundrisse, Wartungsverträge für Heizung und Rauchwarnmelder, Handwerkerrechnungen, Versicherungspolicen, Fotos vom Zustand bei Ein- und Auszug. Der klassische Umgang damit ist ein Ordner je Objekt und ein Unterordner je Mieter – solange man am Schreibtisch sitzt. Steht man vor Ort und ein Handwerker fragt nach dem Baujahr der Heizung, hilft das nicht. RoofRunner legt Dokumente dort ab, wo sie hingehören: Jede Objektakte hat einen eigenen Dokumente-Tab, und der ist auch vom Handy aus erreichbar.

Abgelegt am Vorgang, nicht in einer Ordnerstruktur

Ein Dokument hängt an dem Objekt oder dem Mietverhältnis, zu dem es gehört. Das ist mehr als eine Geschmacksfrage: Sie müssen sich keine Ablagelogik merken, und es kann nicht passieren, dass ein Vertrag im falschen Ordner landet und Jahre später nicht mehr auffindbar ist. Wer die Objektakte öffnet, sieht die zugehörigen Unterlagen ohne Suche – auch dann, wenn er die Datei nie selbst hochgeladen hat.

Dokumente-Tab je Objekt und je Mietverhältnis
Upload im Browser oder als Foto vom Handy
Vertrags-PDF direkt am Mietverhältnis
Auch mobil erreichbar, ohne Ordner im Büro

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Objektakte mit dem Dokumente-Tab und dem Bereich zum Hochladen eines Titelbilds

Der Vertrag hängt am Mietverhältnis

Das Vertrags-PDF liegt nicht in einer allgemeinen Ablage, sondern am Mietverhältnis, zu dem es gehört – neben Mieter, Vertragsbeginn und Laufzeit. Damit ist die häufigste Anfrage überhaupt („können Sie mir nochmal den Mietvertrag schicken?“) aus derselben Ansicht beantwortet, in der auch die Konditionen stehen, und Mieter finden ihr eigenes Exemplar im Mieterportal.

Mietvertragsbereich einer Objektakte mit angehängtem Vertragsdokument und den Vertragsdaten

Auch vom Handy in die richtige Akte

Papierbelege und Fotos entstehen unterwegs, nicht am Schreibtisch. In der mobilen Ansicht steht der Dokumente-Tab direkt neben Objekten, Mietverträgen und Aufgaben, sodass ein Beleg dort landet, wo er hingehört, statt bis zum nächsten Bürotag in der Fototapete des Handys zu bleiben. Für Rechnungen führt der Weg über die Belegerfassung, weil dort zusätzlich die Rechnungsdaten ausgelesen werden.

Mobile Portfolio-Navigation mit dem Dokumente-Tab neben Objekte, Mietverträge und Aufgaben

Wie lange Sie welche Unterlagen aufbewahren sollten

Für Vermieter mit Einkünften aus Vermietung und Verpachtung gibt es keine handelsrechtliche Buchführungspflicht, wohl aber die Notwendigkeit, Einnahmen und Werbungskosten gegenüber dem Finanzamt belegen zu können. § 147 AO verlangt die geordnete Aufbewahrung steuerlich relevanter Unterlagen; praktisch sollten Belege mindestens so lange greifbar bleiben, wie die betreffenden Steuerjahre noch geändert werden können.

Bei Wohnungen, die Sie vermieten und später verkaufen wollen, kommt die Spekulationsfrist hinzu: Nach § 23 EStG ist ein Veräußerungsgewinn steuerpflichtig, wenn zwischen Anschaffung und Verkauf nicht mehr als zehn Jahre liegen. Kaufvertrag, Kaufnebenkosten und Nachweise über Modernisierungen sind deshalb noch ein Jahrzehnt nach dem Erwerb relevant und gehören dauerhaft an die Objektakte.

Digitale Unterlagen sind zulässig, solange sie vollständig, lesbar und geordnet verfügbar bleiben. Das Belegeinsichtsrecht Ihrer Mieter zur Betriebskostenabrechnung ist unter Buchhaltung & Belege beschrieben.

Diese Übersicht ist eine unverbindliche Orientierung und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Häufige Fragen

Wo werden Dokumente abgelegt?

Am Objekt oder am Mietverhältnis, zu dem sie gehören. Jede Objektakte hat einen eigenen Dokumente-Tab; das Vertrags-PDF hängt direkt am Mietverhältnis neben Mieter und Laufzeit.

Kann ich Dokumente auch von unterwegs hochladen?

Ja. In der mobilen Ansicht steht der Dokumente-Bereich neben Objekten, Mietverträgen und Aufgaben, sodass Papierbelege und Fotos direkt vor Ort in die richtige Akte wandern.

Was ist mit Rechnungen?

Für Rechnungen ist der Weg über die Belegerfassung besser: Dort werden zusätzlich IBAN, Betrag, Datum und Empfänger ausgelesen und die Position einer Kostenart zugeordnet, sodass sie später in die Betriebskostenabrechnung einfließen kann.

Wie lange muss ich Unterlagen aufbewahren?

Steuerlich relevante Belege nach § 147 AO mindestens für die Dauer der offenen Steuerjahre. Kaufvertrag und Modernisierungsnachweise sollten wegen der zehnjährigen Spekulationsfrist nach § 23 EStG dauerhaft an der Objektakte bleiben.

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