Mieter & Kommunikation

Mieterportal: Antworten, ohne dass jemand fragt

Vertrag, Abrechnungen und Zahlungen für Mieter einsehbar – im Browser und mobil.

30 Tage kostenlos testen Keine Zahlungsdaten notwendig DSGVO-konform

Mieterverwaltung in RoofRunner mit dem Registrierungsstatus für den Portalzugang je Mieter

„Können Sie mir nochmal den Mietvertrag schicken?“ „Wie hoch war meine Nebenkostennachzahlung letztes Jahr?“ „Ist meine Miete für März angekommen?“ Das sind keine schwierigen Fragen – aber es sind immer dieselben, sie kommen über E-Mail, WhatsApp und Telefon herein, und jede unterbricht Sie. Der eigentliche Aufwand liegt nicht im Beantworten, sondern im Heraussuchen. Das Mieterportal dreht das um: Ihre Mieter bekommen einen eigenen Zugang, in dem Vertrag, Betriebskostenabrechnungen und Zahlungshistorie dauerhaft liegen. Was heute eine Rückfrage auslöst, beantwortet sich von selbst – und was wirklich Ihre Aufmerksamkeit braucht, kommt als Vorgang strukturiert an statt in drei Kanälen.

Vertrag, Abrechnung und Zahlungen an einem dauerhaften Ort

Mieter sehen ihren Mietvertrag mit den vereinbarten Konditionen, die bisherigen Betriebskostenabrechnungen und die Zahlungshistorie ihres Mietverhältnisses. Weil die Daten aus demselben Bestand kommen, mit dem Sie arbeiten, gibt es keine zweite Wahrheit: Was der Mieter sieht, ist exakt das, was in Ihrer Verwaltung steht. Das entschärft die Diskussionen, die sonst entstehen, wenn zwei Seiten mit unterschiedlichen Papierständen argumentieren.

Mietvertrag mit den vereinbarten Konditionen
Bisherige Betriebskostenabrechnungen
Zahlungshistorie des eigenen Mietverhältnisses
Mehrere Mieter je Wohnung erhalten jeweils eigenen Zugang

Mieterliste mit E-Mail-Adresse und dem Status „Registriert“ für einen eingerichteten Portalzugang

Ein Kanal statt E-Mail, WhatsApp und Zettel im Briefkasten

Kommunikation, die über drei Kanäle verstreut läuft, lässt sich weder wiederfinden noch belegen. Über das Portal geht ein Anliegen als Vorgang ein und ist damit dem richtigen Mietverhältnis und dem richtigen Objekt zugeordnet – die Rückfrage „um welche Wohnung geht es?“ entfällt. Wird daraus ein echter Schadensfall, läuft er in den Meldungen weiter, statt in einem Postfach zu versanden.

app.roofrunner.de

Seitennavigation der Verwaltung mit den Bereichen Nachrichten und Meldungen

Mobil: die Mieter-App

Die Dinge, die ein Mieter tatsächlich tun muss, passieren selten am Schreibtisch: Der Zählerstand wird abgelesen, während man im Keller davorsteht, der Wasserfleck fällt abends im Bad auf. Eine native App für iOS und Android ist deshalb in Vorbereitung; sie ergänzt den Zugang um Push-Benachrichtigungen und den direkten Kamerazugriff. Bis dahin läuft das Portal vollständig im mobilen Browser – keine der beschriebenen Aufgaben wartet auf die App.

Startbildschirm der RoofRunner-App auf einem Smartphone

Darf ich Abrechnungen digital zustellen?

Die Betriebskostenabrechnung muss dem Mieter nach § 556 Abs. 3 BGB fristgerecht zugehen, ist aber an keine bestimmte Form gebunden – es genügt grundsätzlich Textform im Sinne von § 126b BGB. Eine digitale Zustellung ist damit möglich, sofern der Mieter dieser Kommunikation zugestimmt und den Zugang tatsächlich eröffnet hat.

Entscheidend ist der Zugang: Die Abrechnung muss so in den Machtbereich des Mieters gelangen, dass er unter gewöhnlichen Umständen davon Kenntnis nehmen kann. Im Streitfall trägt der Vermieter dafür die Beweislast. Eine Bereitstellung im Portal mit dokumentierter Benachrichtigung ist hier belastbarer als eine E-Mail, deren Empfang bestritten wird.

Strenger ist die Lage bei Erklärungen, die die Schriftform nach § 126 BGB verlangen – insbesondere die Kündigung des Wohnraummietverhältnisses nach § 568 BGB. Sie ist eigenhändig zu unterschreiben und kann nicht durch eine einfache E-Mail ersetzt werden; § 126 Abs. 3 BGB lässt lediglich die qualifizierte elektronische Signatur als Ersatz zu, die in der Praxis kaum jemand einsetzt.

Diese Übersicht ist eine unverbindliche Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung.

Häufige Fragen

Was genau sehen meine Mieter im Portal?

Ihren Mietvertrag, die bisherigen Betriebskostenabrechnungen, die Zahlungshistorie ihres eigenen Mietverhältnisses sowie den Verlauf ihrer Meldungen. Ausschließlich Daten zum eigenen Mietverhältnis – niemals Angaben zu anderen Mietern oder zu Ihren Kosten.

Müssen meine Mieter etwas installieren?

Nein. Das Portal läuft im Browser auf jedem Gerät, auch mobil. Eine native App für iOS und Android ist zusätzlich in Vorbereitung und ergänzt den Zugang um Push-Benachrichtigungen und den direkten Kamerazugriff.

Wann kommt die Mieter-App?

Die native App für iOS und Android befindet sich in Vorbereitung. Weil das Portal bereits heute vollständig im mobilen Browser funktioniert, wartet keine Funktion auf das Release – die App bringt vor allem Push-Benachrichtigungen und den Kamerazugriff ohne Umweg über die Dateiauswahl.

Was kostet der Zugang für meine Mieter?

Nichts. Abgerechnet wird ausschließlich nach verwalteten Wohnungen, unabhängig davon, wie viele Mieter das Portal nutzen.

Was, wenn ein Mieter das Portal nicht nutzen möchte?

Dann ändert sich für ihn nichts: Abrechnungen und Schreiben lassen sich weiterhin klassisch versenden. Das Portal ist ein Angebot, keine Voraussetzung.

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