Finanzen & Buchhaltung

Betriebskostenabrechnung generieren statt zusammenrechnen

Abrechnung je Objekt und Jahr generieren – nach Fläche, Personen oder Verbrauch.

30 Tage kostenlos testen Keine Zahlungsdaten notwendig DSGVO-konform

Betriebskosten-Tab in RoofRunner: erzeugte Abrechnungen je Objekt und Jahr mit Status, Betrag und Datei

Für die meisten Vermieter ist die Betriebskostenabrechnung der unangenehmste Termin des Jahres. Belege aus zwölf Monaten zusammensuchen, je Kostenart die richtigen Verteilerschlüssel auseinanderhalten, bei jedem unterjährigen Mieterwechsel neu anteilig rechnen – und am Ende hängt an einem Zahlendreher eine Nachforderung, die der Mieter zu Recht bestreitet. Dazu der Zeitdruck: Nach § 556 Abs. 3 BGB haben Sie zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums Zeit, danach sind Nachforderungen in der Regel ausgeschlossen. RoofRunner dreht den Ablauf um. Kostenarten und Verteilungen sind als Stammdaten hinterlegt, Verbräuche kommen aus der Zählererfassung. Am Jahresende wählen Sie Objekt und Jahr und lassen die Abrechnung generieren.

Verteilerschlüssel einmal hinterlegen, nicht jedes Jahr neu

Kostenarten und Verteilungen sind eigene Stammdaten, keine Angabe, die Sie bei jeder Abrechnung wieder eintippen. Verteilt wird nach Wohnfläche, Personenzahl oder gemessenem Verbrauch. Der gesetzliche Standard nach § 556a BGB ist die Wohnfläche; abweichende Vereinbarungen aus dem Mietvertrag hinterlegen Sie je Kostenart einmalig. Weil die Zuordnung an den Stammdaten hängt und nicht an einer einzelnen Abrechnung, rechnet das Folgejahr mit denselben Regeln.

Verteilung nach Wohnfläche, Personenzahl oder Verbrauch
Kostenarten und Verteilungen als wiederverwendbare Stammdaten
Wohnfläche als gesetzlicher Standard nach § 556a BGB
Mehrere Objekte in einem Durchgang auswählen

Betriebskosten-Übersicht in der Finanzen-Ansicht: Abrechnungen je Objekt und Jahr mit Status, Betrag und PDF-Datei

Anteilig, wenn mitten im Jahr jemand auszieht

Wechselt der Mieter im Mai, entstehen aus einer Wohnung zwei Abrechnungszeiträume plus eventueller Leerstand, den Sie als Eigentümer selbst tragen. Genau hier entstehen in der Praxis die meisten Fehler. RoofRunner leitet die Nutzungszeiträume aus den hinterlegten Mietverhältnissen ab und verteilt zeitanteilig, ohne dass Sie eine Nebenrechnung anlegen.

app.roofrunner.de

Objektakte mit Basisdaten und dem Feld „Aktueller Mietvertrag“ samt Beginn und Laufzeit, aus dem die Abrechnungszeiträume abgeleitet werden

Jede Abrechnung mit Status und Datei nachvollziehbar

Erzeugte Abrechnungen stehen als Liste je Objekt und Jahr, mit Betrag, Status und der zugehörigen Datei zum Öffnen. Wird eine Abrechnung nach einer Korrektur neu erzeugt, ist sie als neu berechnet gekennzeichnet statt still ersetzt zu werden. Das ist der Unterschied zu einer Tabelle: Sie sehen, welcher Stand an welchen Mieter gegangen ist, auch zwei Jahre später noch.

Betriebskostenansicht in der mobilen App mit den erzeugten Abrechnungen eines Objekts

Betriebskostenabrechnung in vier Schritten

Jahr und Objekte wählen

Abrechnungsjahr auswählen und die Objekte markieren, für die abgerechnet werden soll – einzeln oder alle auf einmal.
Kostenarten prüfen

Die als Stammdaten hinterlegten Kostenarten und ihre Verteilungen durchsehen und bei Bedarf für dieses Jahr anpassen.
Verbräuche einbeziehen

Die erfassten Strom-, Wasser-, Gas- und Heizungsstände fließen in die verbrauchsabhängigen Kostenarten ein.
Abrechnung generieren

Abrechnung erzeugen lassen. Sie erscheint mit Status und Betrag in der Liste und lässt sich als Datei öffnen.

Was das Gesetz von einer Betriebskostenabrechnung verlangt

Eine formell wirksame Abrechnung braucht nach ständiger Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs vier Bestandteile: die Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und Erläuterung der zugrunde gelegten Verteilerschlüssel, die Berechnung des Mieteranteils und den Abzug der geleisteten Vorauszahlungen. Fehlt einer davon, ist die Abrechnung angreifbar – unabhängig davon, ob inhaltlich richtig gerechnet wurde.

Die Abrechnungsfrist beträgt zwölf Monate ab Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB). Beim Kalenderjahr als Abrechnungszeitraum heißt das: Die Abrechnung muss dem Mieter bis zum 31. Dezember des Folgejahres zugegangen sein. Danach sind Nachforderungen ausgeschlossen, sofern Sie die Verspätung zu vertreten haben. Ein Guthaben des Mieters bleibt hingegen bestehen.

Umlagefähig sind die in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) aufgezählten Positionen. Der Katalog ist nicht vollständig abschließend: § 2 Nr. 17 BetrKV erfasst auch sonstige Betriebskosten – diese müssen allerdings im Mietvertrag konkret benannt sein. Instandhaltung, Instandsetzung und Verwaltungskosten sind in keinem Fall umlagefähig und sind ein Klassiker unter den Gründen für erfolgreiche Widersprüche.

Diese Übersicht ist eine unverbindliche Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung.

Passende kostenlose Rechner

Nebenkostenrechner Betriebskosten fair auf Mieter verteilen – nach Wohnfläche, Personen oder Verbrauch.

Häufige Fragen

Welche Verteilerschlüssel unterstützt RoofRunner?

Wohnfläche, Personenzahl und gemessenen Verbrauch. Die Zuordnung erfolgt je Kostenart und wird als Stammdatum hinterlegt, sodass sie im Folgejahr nicht neu eingetragen werden muss.

Was passiert bei einem Mieterwechsel mitten im Abrechnungsjahr?

RoofRunner leitet die Nutzungszeiträume aus den hinterlegten Mietverhältnissen ab und rechnet zeitanteilig ab – für beide Mieter und für einen eventuellen Leerstand, den Sie als Eigentümer tragen.

Kann ich mehrere Objekte gemeinsam abrechnen?

Ja. Sie wählen das Abrechnungsjahr und markieren die betroffenen Objekte einzeln oder alle auf einmal. Die erzeugten Abrechnungen erscheinen anschließend je Objekt in der Liste.

Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung beim Mieter sein?

Spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB). Bei einem Abrechnungszeitraum vom 1. Januar bis 31. Dezember ist der Stichtag der 31. Dezember des Folgejahres. Danach sind Nachforderungen in der Regel ausgeschlossen, ein Mieterguthaben bleibt bestehen.

Welche Kosten darf ich überhaupt umlegen?

Die in der Betriebskostenverordnung aufgezählten Positionen, etwa Grundsteuer, Wasser, Heizung, Müllbeseitigung, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinreinigung, Versicherungen und Hauswart. Sonstige Betriebskosten nach § 2 Nr. 17 BetrKV nur, wenn sie im Mietvertrag konkret benannt sind. Instandhaltung und Verwaltungskosten nie.

Kann ich die Verteilung erst einmal ausprobieren?

Ja. Mit unserem kostenlosen Nebenkostenrechner verteilen Sie die Betriebskosten für einen einzelnen Mieter, ohne Anmeldung.

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