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Software für kleine Hausverwaltungen
Kleine Hausverwaltungen und Verwalter im Auftrag
Wer Mietobjekte im Auftrag verwaltet, arbeitet unter einer zusätzlichen Bedingung: Jede Zahl muss gegenüber dem Eigentümer belegbar sein, und jede Abrechnung muss einer Nachfrage standhalten — auch zwei Jahre später. Das macht nicht die Menge der Arbeit aus, sondern ihre Nachvollziehbarkeit. Eine Betriebskostenabrechnung, deren Belege nicht auffindbar sind, ist praktisch nicht durchsetzbar.
Bestände bleiben getrennt
Mehrere Eigentümer bedeuten mehrere getrennte Welten. Objekte, Mieteinheiten und Mietverhältnisse werden je Objekt geführt, und Abrechnungen entstehen je Objekt und Abrechnungszeitraum — nicht über den Gesamtbestand hinweg.
Das ist keine Komfortfrage, sondern die Voraussetzung dafür, dass ein Verteilerschlüssel überhaupt stimmt: Er bezieht sich immer auf die Einheiten genau eines Objekts.
- Objekte und Einheiten mit Adresse, Fläche, Baujahr und Mietstatus
- Abrechnung je Objekt und Jahr
- Gewerbeeinheiten neben Wohnraum abbildbar
Jede Meldung wird ein Vorgang
Ein Wasserschaden per WhatsApp und ein Mangel per E-Mail haben dasselbe Problem: Sie existieren im Streitfall nicht. Dabei ist gerade der Eingangszeitpunkt entscheidend — die Minderung tritt kraft Gesetzes ab Auftreten des Mangels ein, und die Frage, wann Sie Kenntnis hatten, entscheidet über den Rest.
RoofRunner führt jede Meldung als Vorgang am Objekt, mit Anhängen, Verlauf und nachvollziehbarem Status.
Der Eigentümer fragt, Sie antworten aus einer Quelle
Die wiederkehrenden Fragen sind immer dieselben: Welche Mieten sind offen? Was hat das Objekt dieses Jahr gekostet? Wo steht die Abrechnung? Liegen Zahlungen, Belege und Vorgänge am selben Objekt, ist die Antwort eine Auswertung statt einer Recherche.
Wiederkehrende Wartungen und Prüfungen — Thermenwartung, Schornsteinfeger, Rauchwarnmelder — gehören dabei zur Verkehrssicherungspflicht und müssen belegbar sein, nicht nur erledigt.
Diese Pflicht lässt sich auf Mieter oder Dienstleister übertragen, etwa den Winterdienst über die Hausordnung. Sie verschwindet damit aber nicht: Es bleibt eine Auswahl- und Überwachungspflicht, und im Schadensfall ist nicht die Frage, ob geprüft wurde, sondern ob es sich belegen lässt. Genau deshalb gehört zu jeder wiederkehrenden Aufgabe ein Termin und ein Nachweis — für einen Verwalter im Auftrag noch mehr als für den Eigentümer selbst.
- Offene Posten je Objekt und Mietverhältnis
- Wiederkehrende Aufgaben mit Termin und Priorität
- Belege und Verträge am Objekt abgelegt
Wichtig: keine WEG-Verwaltung
RoofRunner deckt die Mietverwaltung ab. Die Verwaltung von Wohnungseigentum bildet es nicht ab: Es gibt keine Hausgeldabrechnung, keinen Wirtschaftsplan, keine Eigentümerversammlung und keine Beschlusssammlung.
Wenn Sie überwiegend Eigentümergemeinschaften betreuen, ist RoofRunner das falsche Werkzeug — dafür gibt es spezialisierte Anbieter. Wenn Sie Mietobjekte im Auftrag verwalten, ist es das richtige.
Die Funktionen dahinter
Passende kostenlose Rechner
Datenschutz bei fremden Beständen
Verwalten Sie im Auftrag eines Eigentümers, verarbeiten Sie dessen Mieterdaten. Setzen Sie dafür eine Software ein, kommt eine weitere Stufe hinzu: Art. 28 DSGVO verlangt einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung, und die Weitergabe an einen Unterauftragnehmer ist an Bedingungen geknüpft.
Technische und organisatorische Maßnahmen richten sich nach Art. 32 DSGVO. Auskunftsersuchen von Mietern nach Art. 15 DSGVO sind innerhalb eines Monats zu beantworten; nach Art. 12 Abs. 3 DSGVO ist eine Verlängerung um zwei Monate möglich.
Dieser Text ist eine allgemeine Einordnung und keine Rechtsberatung.
Häufige Fragen
Kann ich Objekte mehrerer Eigentümer getrennt verwalten?
Ja. Objekte, Einheiten, Belege und Abrechnungen hängen jeweils am Objekt, und Abrechnungen entstehen je Objekt und Abrechnungszeitraum.
Bildet RoofRunner die WEG-Verwaltung ab?
Nein. Hausgeldabrechnung, Wirtschaftsplan, Eigentümerversammlung und Beschlusssammlung sind nicht Teil von RoofRunner. Für reine WEG-Verwaltung ist es das falsche Werkzeug.
Wie rechnet sich das bei betreuten Einheiten?
Abgerechnet wird pro Wohnung und Monat, unabhängig davon, wem sie gehört. Bei 40 betreuten Einheiten sind das 142,80 € im Monat.
Bekommen Eigentümer einen eigenen Zugang?
Das Portal richtet sich an Mieter, die ihr eigenes Mietverhältnis einsehen. Auswertungen für den Eigentümer entstehen aus den Daten der Verwaltung heraus.
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