Wartung und Verkehrssicherung: was belegbar sein muss

Wartung ist der Teil der Verwaltung, der jahrelang folgenlos vernachlässigt werden kann und dann auf einen Schlag teuer wird. Der Grund ist die Beweislast: Kommt es zum Schaden, ist nicht die Frage, ob geprüft wurde, sondern ob es sich belegen lässt.

Woher die Pflicht kommt

Zwei Wurzeln laufen zusammen.

Aus dem Mietvertrag folgt nach § 535 Abs. 1 BGB die Pflicht, die Mietsache in vertragsgemäßem Zustand zu überlassen und darin zu erhalten. Das begründet die Instandhaltungspflicht gegenüber dem Mieter.

Aus dem Eigentum folgt die Verkehrssicherungspflicht gegenüber jedermann: Wer eine Gefahrenquelle schafft oder unterhält, muss zumutbare Maßnahmen treffen, damit Dritte nicht zu Schaden kommen. Die Haftung folgt aus § 823 Abs. 1 BGB.

Für Gebäude enthält § 836 BGB zusätzlich eine besondere Haftung mit Beweislastumkehr: Bei Schäden durch Einsturz oder Ablösung von Gebäudeteilen haftet der Grundstücksbesitzer, wenn er nicht nachweist, dass er die im Verkehr erforderliche Sorgfalt beachtet hat.

Diese Umkehr ist der eigentliche Punkt. Sie müssen nicht beweisen, dass Sie schuldlos sind — Sie müssen beweisen, dass Sie sorgfältig waren. Und das geht nur mit Dokumentation.

Was regelmäßig anfällt

Heizungsanlage. Jährliche Wartung, in vielen Fällen zusätzlich Prüfpflichten. Die Kosten der Wartung sind umlagefähig, die einer Reparatur nicht.

Schornsteinfeger. Kehr- und Überprüfungspflichten nach dem jeweiligen Feuerstättenbescheid.

Rauchwarnmelder. Installation ist in allen Bundesländern vorgeschrieben; die Regelungen zur regelmäßigen Prüfung und dazu, wen sie trifft, unterscheiden sich je nach Landesbauordnung. Prüfen Sie die Regelung Ihres Bundeslandes.

Trinkwasser. Bei Großanlagen zur Trinkwassererwärmung bestehen Untersuchungspflichten auf Legionellen in bestimmten Intervallen.

Aufzug. Wiederkehrende Prüfungen durch eine zugelassene Überwachungsstelle.

Elektroanlagen in gemeinschaftlich genutzten Bereichen.

Baumkontrolle. Standsicherheit, typischerweise zweimal jährlich — belaubt und unbelaubt.

Winterdienst. Räum- und Streupflicht nach kommunaler Satzung, häufig auch an Werktagen früh morgens.

Spielplätze, sofern vorhanden, mit regelmäßiger Sichtkontrolle.

Übertragung: möglich, aber nicht vollständig

Die Ausführung lässt sich übertragen — auf einen Dienstleister oder auf die Mieter, etwa den Winterdienst über eine wirksam einbezogene Hausordnung.

Die Pflicht verschwindet damit nicht. Es bleiben eine Auswahlpflicht — Sie müssen einen geeigneten Dienstleister wählen — und eine Überwachungspflicht: Sie müssen sich vergewissern, dass die Aufgabe tatsächlich erfüllt wird.

Wer überträgt und nie kontrolliert, haftet weiter. Bei der Übertragung auf Mieter kommt hinzu, dass sie wirksam vereinbart sein muss: Ein Aushang im Treppenhaus begründet keine neuen Pflichten, wenn die Hausordnung nicht in den Mietvertrag einbezogen wurde.

Umlagefähig oder nicht

Die Trennung verläuft zwischen Wartung und Instandsetzung.

Umlagefähig sind laufende Wartungskosten: Heizungswartung, Schornsteinfeger, Aufzugwartung, Legionellenprüfung, Winterdienst, Gartenpflege, regelmäßige Prüfung von Rauchwarnmeldern, soweit im Mietvertrag als sonstige Betriebskosten benannt.

Nicht umlagefähig ist jede Reparatur, jeder Austausch und jede Erneuerung — auch dann nicht, wenn sie in einem Wartungsvertrag pauschal mitbezahlt wird. Enthält ein Vertrag eine Reparaturpauschale, muss dieser Anteil für die Abrechnung herausgerechnet werden.

Das ist einer der häufigsten Fehler in Betriebskostenabrechnungen, weil die Rechnung des Dienstleisters nicht zwischen beidem unterscheidet.

Was dokumentiert werden muss

Für jede wiederkehrende Aufgabe: was, wann, durch wen, mit welchem Ergebnis.

Das klingt nach Bürokratie und ist im Ernstfall der Unterschied zwischen Haftung und keiner Haftung. Ein Wartungsprotokoll mit Datum und Unterschrift des Handwerkers erfüllt die Anforderung. Eine Erinnerung daran, dass „der Kollege im Frühjahr mal da war“, nicht.

Bei der Baumkontrolle genügt eine eigene, dokumentierte Sichtprüfung mit Datum und Foto, solange keine Auffälligkeiten bestehen. Zeigen sich Schäden, ist fachlicher Rat einzuholen — und auch das zu dokumentieren.

Warum das ein Terminproblem ist

Wartung besteht fast ausschließlich aus wiederkehrenden Aufgaben mit unterschiedlichen Intervallen: jährlich, halbjährlich, alle drei Jahre. Keine davon meldet sich von selbst.

Bei einem Objekt hält man das im Kopf. Bei fünf Objekten mit je vier bis sechs wiederkehrenden Pflichten sind es dreißig Termine im Jahr — und die Aufgaben, die ausfallen, sind zuverlässig die, die selten anfallen und deshalb keine Gewohnheit bilden.

Genau deshalb gehören sie an das Objekt, mit Termin, Zuständigkeit und Nachweis. Nicht weil es ordentlicher aussieht, sondern weil § 836 BGB im Schadensfall den Nachweis verlangt und nicht die Absicht.

Wartungsverträge lesen

Der praktisch wichtigste Punkt bei jedem Wartungsvertrag ist die Frage, was er außer der Wartung noch enthält. Viele Verträge bündeln eine Instandsetzungspauschale oder eine Störungsbeseitigung mit in den Jahrespreis.

Für die Abrechnung heißt das: Dieser Anteil ist herauszurechnen, weil Instandsetzung nicht umlagefähig ist. Ist er im Vertrag nicht ausgewiesen, sollten Sie ihn beim Dienstleister erfragen und die Auskunft zu den Unterlagen nehmen — ein geschätzter Abzug ist angreifbar.

Umgekehrt lohnt es sich, bei Vertragsabschluss auf eine getrennte Ausweisung zu bestehen. Das kostet nichts und erspart die Diskussion bei jeder Abrechnung.

Der Nachweis im Schadensfall

Was im Ernstfall vorgelegt werden muss, ist überschaubar: eine lückenlose Reihe von Nachweisen über den relevanten Zeitraum. Lückenlos ist dabei das entscheidende Wort — ein fehlendes Jahr in einer sonst vollständigen Reihe wirkt schlechter als eine durchgehend knappe Dokumentation.

Bewahren Sie deshalb Wartungsprotokolle, Prüfberichte und Rechnungen am Objekt auf, nicht nach Jahren sortiert. Im Schadensfall wird nach der Historie einer Anlage gefragt, nicht nach den Rechnungen eines Kalenderjahres.

Hilfreich ist es, die Pflichten einmal je Objekt aufzulisten — mit Intervall, Zuständigkeit und dem letzten Ausführungsdatum. Diese Liste ist in einer halben Stunde erstellt und beantwortet danach zuverlässig die einzige Frage, auf die es ankommt: Was ist fällig, und wann war es zuletzt erledigt? Ohne sie bleibt Wartung ein Thema, an das man sich erinnert, wenn etwas ausfällt — und das ist der Zeitpunkt, zu dem die Dokumentation bereits hätte existieren müssen.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Einordnung und ersetzt keine Rechtsberatung.