Heizkosten richtig abrechnen: was die HeizkostenV verlangt

Die Heizkostenverordnung ist die einzige Vorschrift im Betriebskostenrecht, die dem Mietvertrag vorgeht. Haben Sie im Mietvertrag eine pauschale Verteilung nach Fläche vereinbart, läuft diese Vereinbarung für Heizung und Warmwasser ins Leere — die Unterschrift beider Parteien ändert daran nichts. Das ist der wichtigste Satz zum Thema und der am häufigsten übersehene.

Was die Verordnung verlangt

§ 6 HeizkostenV verpflichtet zur verbrauchsabhängigen Abrechnung in Gebäuden mit mehreren Nutzern. § 7 HeizkostenV konkretisiert für die Heizkosten: 50 bis 70 Prozent sind nach erfasstem Verbrauch zu verteilen, der Rest nach Wohn- oder Nutzfläche oder nach umbautem Raum.

Innerhalb dieser Spanne entscheiden Sie. Ein hoher Verbrauchsanteil belohnt sparsames Heizen stärker; ein hoher Grundkostenanteil verteilt die Fixkosten gleichmäßiger und schützt Wohnungen in ungünstiger Lage — Erdgeschoss, Nordseite, viele Außenwände — vor unverhältnismäßigen Beträgen.

Für Warmwasser gilt dasselbe Prinzip. Bei verbundenen Anlagen, die Heizung und Warmwasser gemeinsam erzeugen, regelt § 9 HeizkostenV, wie die Gesamtkosten zunächst auf die beiden Zwecke aufzuteilen sind, bevor überhaupt auf die Nutzer verteilt wird.

Der Grundkostenanteil ist kein Rest

Ein verbreitetes Missverständnis: Der nicht verbrauchsabhängige Anteil sei eine Art Zugeständnis an die Bequemlichkeit. Das Gegenteil ist der Fall. Ein erheblicher Teil der Wärmekosten fällt unabhängig vom Verhalten der Bewohner an — Verluste in den Rohrleitungen, die Vorhaltung der Anlage, die faktische Beheizung einer Wohnung durch die angrenzenden.

Würde alles verbrauchsabhängig verteilt, zahlte eine Wohnung mit vier Außenwänden für dieselbe Zimmertemperatur ein Vielfaches der Wohnung im zweiten Obergeschoss zwischen zwei beheizten Nachbarn. Der Grundkostenanteil korrigiert das.

Die Informationspflichten seit der Novelle

Mit der Novelle sind Pflichten hinzugekommen, die über die reine Abrechnung hinausgehen.

Sind fernauslesbare Zähler installiert, müssen Sie den Nutzern unterjährige Verbrauchsinformationen bereitstellen — in der Regel monatlich. Die Idee dahinter ist simpel: Wer erst dreizehn Monate später erfährt, dass er zu viel geheizt hat, kann darauf nicht mehr reagieren.

Zusätzlich muss die Abrechnung selbst um Angaben ergänzt werden, unter anderem zum Anteil der eingesetzten Energieträger, zu den erhobenen Steuern und Abgaben und zu einem Vergleich des eigenen Verbrauchs mit dem Vorjahr.

Diese Pflichten treffen Sie unabhängig davon, ob Sie selbst ablesen oder einen Messdienst beauftragt haben. Beauftragen Sie einen Dienstleister, sollten Sie prüfen, ob er sie tatsächlich erfüllt — die Pflicht bleibt bei Ihnen.

Das Kürzungsrecht von 15 Prozent

§ 12 HeizkostenV ist die Sanktion. Wird nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, darf der Nutzer seinen Anteil an den Heiz- und Warmwasserkosten um 15 Prozent kürzen.

Drei Punkte dazu, die regelmäßig falsch verstanden werden:

Das Recht besteht unabhängig von einem Schaden. Der Mieter muss nicht darlegen, dass er bei korrekter Abrechnung weniger gezahlt hätte.

Es betrifft nur den Heiz- und Warmwasseranteil, nicht die gesamte Betriebskostenabrechnung.

Es greift auch, wenn Sie richtig gerechnet, aber falsch verteilt haben — etwa bei einem Verbrauchsanteil außerhalb der Spanne von 50 bis 70 Prozent.

Ausnahmen

Die Verordnung kennt eng begrenzte Ausnahmen. Praktisch relevant ist vor allem das Gebäude mit nicht mehr als zwei Wohnungen, von denen eine der Vermieter selbst bewohnt. Hier entfällt die Pflicht zur verbrauchsabhängigen Abrechnung.

Weitere Ausnahmen betreffen Fälle, in denen eine Erfassung technisch nicht möglich oder wirtschaftlich nicht vertretbar ist. Diese Ausnahmen sind in der Verordnung abschließend geregelt und werden eng ausgelegt — „zu aufwendig“ genügt nicht.

Was das für die Praxis heißt

Die Verordnung macht aus der Heizkostenabrechnung ein Terminproblem. Sie brauchen Ablesewerte zu einem bestimmten Stichtag, für jede Einheit, jedes Jahr — und zusätzlich bei jedem Mieterwechsel eine Zwischenablesung.

Fehlt ein Wert, ist die Abrechnung nicht falsch, sondern nicht erstellbar. Eine Schätzung ist nur unter engen Voraussetzungen zulässig, etwa bei einem Gerätedefekt, und sie muss sich an vergleichbaren Zeiträumen oder vergleichbaren Räumen orientieren.

Wer die Stände laufend erfasst und je Einheit eine Historie führt, sieht außerdem Ausreißer: Ein plötzlich verdreifachter Warmwasserverbrauch ist fast immer ein Leck und selten ein Verhalten.

Wer die Kosten der Erfassung trägt

Die Kosten für Ablesung, Berechnung und Aufteilung sowie die Miete der Erfassungsgeräte sind nach § 2 Nr. 4 und Nr. 5 BetrKV umlagefähig. Sie gehören also in die Abrechnung, und zwar als eigene Position.

Nicht umlagefähig sind die Anschaffungskosten der Geräte, wenn sie gekauft statt gemietet werden — das ist Investition, nicht laufender Betrieb. Wer kauft, kann nur die Wartung umlegen.

Die Entscheidung zwischen Miete und Kauf ist damit auch eine Abrechnungsfrage: Gemietete Geräte sind laufend umlagefähig, gekaufte belasten Sie einmalig und dauerhaft.

Der Nutzerwechsel

Bei einem Wechsel innerhalb des Abrechnungszeitraums verlangt die Verordnung eine Ablesung zum Stichtag. Ist sie nicht möglich, muss nach einem anerkannten Verfahren auf die beiden Zeiträume verteilt werden — etwa nach Gradtagszahlen, die den saisonal ungleichen Wärmebedarf abbilden.

Eine schlichte taggenaue Aufteilung ist nicht zulässig, weil sie den Auszug im Mai systematisch benachteiligen oder bevorteilen würde, je nachdem in welche Richtung man rechnet.

Die Kosten einer Zwischenablesung sind keine laufenden Betriebskosten und daher nicht auf die übrigen Mieter umlagefähig. Sie fallen anlässlich des Nutzerwechsels an.

Zu prüfen ist außerdem, wer die Abrechnung tatsächlich erstellt. Wird ein Messdienst beauftragt, liefert dieser in der Regel die Verteilung der Heiz- und Warmwasserkosten, nicht die gesamte Betriebskostenabrechnung. Beide müssen zusammenpassen: Die vom Messdienst ausgewiesenen Gesamtkosten müssen mit den von Ihnen erfassten Rechnungen des Energieversorgers übereinstimmen. Abweichungen entstehen häufig durch unterschiedliche Abgrenzungszeiträume und sind einer der häufigsten Gründe, warum eine Abrechnung im Detail nicht aufgeht.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Einordnung und ersetzt keine Rechtsberatung.