Hausverwaltung selbst machen oder abgeben: ein ehrlicher Vergleich

Viele Privatvermieter stellen sich irgendwann die Frage, ob sie die Hausverwaltung selbst machen oder abgeben sollen. Die ehrliche Antwort hängt weniger von der Zahl der Wohnungen ab als von drei anderen Dingen: wie weit Sie vom Objekt entfernt wohnen, wie viel Zeit Sie verlässlich einplanen können und wie gut Sie mit Fristen umgehen. Dieser Beitrag zeigt, welche Aufgaben eine Mietverwaltung umfasst, was das Auslagern typischerweise kostet, wann Selbstverwaltung gut funktioniert und welche Pflichten in jedem Fall bei Ihnen bleiben.

Was eine Mietverwaltung eigentlich tut

Die Mietverwaltung kümmert sich um das Mietverhältnis und um das Gebäude als Mietobjekt. Hinter dem Begriff stecken sehr unterschiedliche Tätigkeiten, und sie fallen in unterschiedlichem Rhythmus an:

Aufgabe	Rhythmus	Was den Aufwand treibt
Mieteingang prüfen, Rückstände verfolgen	monatlich	Zahl der Mietparteien, Zahlungsmoral
Betriebskostenabrechnung erstellen	jährlich	Ordnung der Belege, Mieterwechsel, Zahl der Kostenarten
Vorauszahlungen und Miete anpassen	jährlich bis alle paar Jahre	Vertragsart, Mietspiegel, Staffel- oder Indexvereinbarungen
Mängel annehmen, Reparaturen veranlassen	unregelmäßig	Alter des Gebäudes, Entfernung zum Objekt
Wartungen und Prüfungen organisieren	nach festem Turnus	Heizung, Rauchwarnmelder, Aufzug, Spielplatz
Mieterwechsel abwickeln	unregelmäßig	Inserat, Besichtigungen, Vertrag, Übergabe, Kaution
Buchhaltung und Steuerunterlagen	laufend, Abschluss jährlich	Zahl der Belege und Objekte
Kommunikation mit Mietern	laufend	Zahl der Parteien, Konfliktlage

Auffällig ist, dass kaum eine dieser Aufgaben schwierig ist. Anspruchsvoll ist die Mischung: Monatliche Routine trifft auf unregelmäßige Notfälle, und dazwischen liegen Termine, die nur einmal im Jahr anfallen und deshalb leicht vergessen werden.

Wie viel Zeit die Eigenverwaltung kostet

Pauschale Stundenangaben helfen hier wenig, weil die Streuung groß ist. Ein Neubau mit zwei langjährigen Mietparteien braucht über Monate fast keine Aufmerksamkeit. Ein Altbau mit einem Mieterwechsel und einem Wasserschaden im selben Jahr kann mehrere volle Wochenenden kosten.

Realistischer ist, die Aufgaben in drei Gruppen zu teilen. Die laufende Routine — Mieteingang, Belege, kurze Rückfragen — lässt sich mit etwas Ordnung auf wenige Minuten pro Woche drücken. Die Jahresarbeiten — Betriebskostenabrechnung, Unterlagen für die Steuererklärung, Wartungstermine — sind planbar und fallen konzentriert an. Und die Ereignisse — Mieterwechsel, größere Schäden, Streit um eine Abrechnung oder Rückstände — sind selten, aber zeitintensiv und nicht verschiebbar.

Wer abschätzen will, ob Selbstverwaltung für ihn tragbar ist, sollte ein Jahr lang mitschreiben, was wirklich anfällt. Die meisten Vermieter unterschätzen die Ereignisse und überschätzen die Routine.

Was es kostet, die Verwaltung abzugeben

Mietverwaltungen rechnen in der Regel mit einer monatlichen Pauschale je Einheit, zuzüglich Umsatzsteuer. Wohnungen, Gewerbeeinheiten und Stellplätze werden dabei oft unterschiedlich bepreist. Manche Verwalter berechnen stattdessen einen Prozentsatz der Mieteinnahmen.

Die Pauschale deckt meist nur die Grundleistungen ab: Mietbuchhaltung, Betriebskostenabrechnung, laufende Korrespondenz und die Beauftragung kleinerer Reparaturen. Für besondere Leistungen fallen häufig zusätzliche Vergütungen an, etwa für die Neuvermietung, die Begleitung größerer Instandsetzungen, Mieterhöhungsverfahren oder die Zusammenarbeit mit Anwälten. Beim Vergleich von Angeboten lohnt deshalb der Blick in den Leistungskatalog mehr als der Blick auf die Pauschale.

Zwei Punkte werden dabei oft übersehen. Die Verwaltervergütung ist nach § 1 Abs. 2 BetrKV nicht auf die Mieter umlegbar — sie tragen also Sie. Steuerlich sind die Kosten dagegen Werbungskosten nach § 9 EStG und mindern die Einkünfte aus Vermietung.

Worauf Sie bei einem Verwalter achten sollten

Wer gewerbsmäßig für Dritte Mietverhältnisse über Wohnräume verwaltet, braucht nach § 34c GewO eine Erlaubnis der zuständigen Behörde. Voraussetzung dafür ist unter anderem der Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung, außerdem besteht eine Weiterbildungspflicht von 20 Stunden in drei Kalenderjahren. Lassen Sie sich die Erlaubnis zeigen; sie ist eine Mindestanforderung, kein Qualitätsmerkmal.

Im Verwaltervertrag sollten mindestens geregelt sein: der genaue Leistungsumfang, die Vollmachten (bis zu welchem Betrag darf der Verwalter Aufträge erteilen?), die Führung der Mieteinnahmen und Kautionen auf getrennten Konten, die jährliche Rechnungslegung gegenüber Ihnen sowie Laufzeit und Kündigung.

Wann die Selbstverwaltung gut funktioniert

Eigenverwaltung ist in vielen Fällen die wirtschaftlich vernünftige Wahl. Gute Voraussetzungen sind:

• Wenige Einheiten, bei denen Sie jede Mietpartei kennen.
• Nähe zum Objekt. Wer in einer halben Stunde vor Ort ist, kann einen Mangel selbst ansehen, bevor er einen Handwerker schickt.
• Planbare Zeit für die Jahresarbeiten, vor allem für die Betriebskostenabrechnung.
• Ein funktionierendes Netz aus Handwerkern, Schornsteinfeger, Messdienst und gegebenenfalls Hausmeisterdienst.
• Ordnung in den Unterlagen, idealerweise digital und je Objekt geführt.

Wann eine Verwaltung die bessere Wahl ist

Umgekehrt spricht einiges für die Abgabe, wenn das Objekt weit entfernt liegt, wenn Sie beruflich wenig planbare Zeit haben oder wenn das Haus ungewöhnlich viel Betreuung braucht — etwa wegen eines hohen Sanierungsbedarfs oder häufiger Mieterwechsel. Auch Konflikte sind ein Argument: Ein Verwalter führt eine schwierige Auseinandersetzung sachlicher als ein Eigentümer, dem es um sein eigenes Haus geht.

Dazwischen gibt es Mischformen. Viele Privatvermieter verwalten selbst und geben einzelne Aufgaben ab: den Winterdienst und die Treppenhausreinigung an einen Hausmeisterdienst, die Heizkostenabrechnung an einen Messdienst, die Steuererklärung an einen Steuerberater. Das nimmt die zeitkritischen oder fachlich anspruchsvollen Teile heraus, ohne die Kontrolle abzugeben.

Pflichten, die immer beim Eigentümer bleiben

Eine Verwaltung übernimmt Arbeit, aber nicht Ihre Rolle als Vermieter. Einige Pflichten bleiben in jedem Fall bei Ihnen:

Vertragspartner bleiben Sie. Nach § 535 BGB schulden Sie den Mietern den vertragsgemäßen Gebrauch der Wohnung. Versäumt ein beauftragter Verwalter die Abrechnungsfrist aus § 556 Abs. 3 BGB, verlieren Sie die Nachforderung gegenüber dem Mieter; Ihnen bleibt allenfalls ein Anspruch gegen den Verwalter.

Verkehrssicherung. Die Ausführung von Winterdienst oder Prüfungen lässt sich übertragen, die Pflicht zur sorgfältigen Auswahl und zur Kontrolle nicht. Was dabei belegbar sein muss, erklärt der Beitrag zu den Wartungspflichten.

Kaution. Eine Barkaution ist nach § 551 Abs. 3 BGB getrennt von Ihrem Vermögen anzulegen. Das gilt unabhängig davon, wer sie verwaltet. Details im Beitrag zur Mietkaution.

Wohnungsgeberbestätigung. Zieht ein Mieter ein, müssen Sie ihm den Einzug für die Anmeldung bestätigen (§ 19 BMG). Das darf auch eine von Ihnen beauftragte Person tun — verantwortlich bleiben Sie.

Steuern. Die Anlage V ist Ihre Erklärung, auch wenn der Verwalter die Zahlen liefert. Wie sie aufgebaut ist, zeigt die Anleitung Anlage V ausfüllen.

Datenschutz. Für die Daten Ihrer Mieter sind Sie verantwortlich. Setzen Sie Dienstleister oder Software ein, die diese Daten in Ihrem Auftrag verarbeiten, brauchen Sie eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Mehr dazu unter DSGVO für Vermieter.

Checkliste: Mietverwaltung selbst machen

• Jede Wohnung mit korrekt ermittelter Wohnfläche, Mietvertrag und Übergabeprotokoll erfasst
• Mieteingang monatlich geprüft, Rückstände mit Datum dokumentiert
• Belege laufend je Objekt und Kostenart abgelegt, nicht erst im Dezember
• Betriebskostenabrechnung mit festem Termin im Kalender, deutlich vor Fristablauf
• Wartungs- und Prüftermine mit Turnus hinterlegt, Nachweise aufbewahrt
• Kautionen getrennt angelegt, Konto dem Mietverhältnis zugeordnet
• Staffel- und Indexstufen sowie mögliche Mieterhöhungen im Blick
• Ansprechpartner für Notfälle benannt, auch für die Zeit Ihres Urlaubs
• Unterlagen für die Steuererklärung am Jahresende vollständig

Selbst verwalten, aber nicht mit Zettelwirtschaft

Der häufigste Grund, warum Eigenverwaltung scheitert, ist nicht mangelnde Kompetenz, sondern verstreute Information: Mietverträge im Ordner, Zahlungen auf dem Konto, Belege im Postfach, Fristen im Kopf. Mit jeder weiteren Wohnung wächst die Zahl der Stellen, an denen etwas liegen bleiben kann.

Eine Verwaltungssoftware ersetzt keinen Verwalter, aber sie nimmt der Selbstverwaltung diese Zersplitterung. Für private Vermieter bündelt RoofRunner Mietverträge, Zahlungsabgleich, Belege und Betriebskostenabrechnung an einem Ort. Wer bereits für mehrere Eigentümer verwaltet, findet die passende Einordnung unter Software für kleine Hausverwaltungen.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Einordnung und ersetzt keine Rechtsberatung.