Wohnungsübergabe: das Protokoll, das später zählt

Ein Übergabeprotokoll ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Es entscheidet trotzdem fast jeden späteren Streit über den Zustand der Wohnung — weil es die Beweislage umkehrt. Ohne Protokoll muss der Vermieter beweisen, dass ein Schaden bei Einzug noch nicht vorhanden war. Nach drei Jahren Mietzeit ist dieser Beweis praktisch nicht zu führen.

Was das Protokoll rechtlich bewirkt

Es ist kein Vertrag, sondern eine Wissenserklärung beider Seiten über den Zustand zu einem Zeitpunkt. Seine Wirkung ist die eines Beweismittels.

Ein im Einzugsprotokoll festgehaltener Mangel kann später nicht mehr als vom Mieter verursachter Schaden geltend gemacht werden. Umgekehrt schließt ein vorbehaltlos unterzeichnetes Auszugsprotokoll in der Regel Ansprüche wegen später entdeckter, aber sichtbarer Schäden aus.

Das zweite ist die Seite, die Vermieter unterschätzen. Wer beim Auszug in Eile unterschreibt und drei Tage später den Kratzer im Parkett entdeckt, hat ein Problem. Verborgene Mängel — ein Wasserschaden hinter einem Schrank — bleiben davon unberührt.

Beide Seiten haben also ein Interesse an Vollständigkeit, und zwar an derselben.

Was hineingehört

Raum für Raum der Zustand. Konkret, nicht pauschal. „Küche in Ordnung“ ist wertlos. „Küche: Arbeitsplatte rechts neben Spüle mit 5 cm langem Brandfleck, Boden ohne Beanstandung“ ist brauchbar.

Ausdrücklich benannte Mängel, mit Angabe, ob sie behoben werden und bis wann.

Die Zählerstände für Strom, Wasser, Gas und Wärme — mit Zählernummer, nicht nur mit Wert. Eine Ablesung ohne Zuordnung zum Zähler ist im Zweifel nicht verwertbar.

Die Zahl der übergebenen Schlüssel, aufgeschlüsselt nach Haustür, Wohnung, Briefkasten, Keller. Fehlende Schlüssel sind ein häufiger Streitpunkt bei der Kautionsabrechnung, weil ein Schließanlagentausch teuer ist.

Vorhandene Ausstattung, soweit sie mitvermietet ist: Einbauküche, Markise, Rollos.

Datum, Ort, Namen und Unterschriften beider Seiten.

Fotos. Datiert und beschriftet, als Anlage. Sie ersetzen keine Beschreibung, aber sie machen eine Beschreibung überprüfbar.

Die Zählerstände sind kein Nebenaspekt

Sie sind der Grund, warum das Protokoll auch für die Betriebskostenabrechnung zählt. Ohne Ablesewert zum Stichtag lässt sich der Verbrauch zwischen ausziehender und einziehender Partei nicht sauber trennen.

Bei Heizung und Warmwasser ist eine rein zeitanteilige Aufteilung nicht zulässig. Liegt kein Ablesewert vor, muss nach einem anerkannten Verfahren umgelegt werden — etwa nach Gradtagszahlen. Das ist möglich, aber deutlich streitanfälliger als ein abgelesener Wert.

Der Aufwand für die Ablesung beträgt fünf Minuten. Der Aufwand für eine Auseinandersetzung über eine geschätzte Verbrauchsverteilung ist erheblich größer.

Wenn der Mieter nicht unterschreibt

Eine Pflicht zur Unterschrift gibt es nicht. Verweigert der Mieter sie, sollten Sie:

• den Umstand im Protokoll vermerken,
• das Protokoll trotzdem vollständig ausfüllen,
• möglichst einen neutralen Zeugen hinzuziehen,
• dem Mieter eine Ausfertigung aushändigen oder zusenden.

Die Beweiswirkung ist dann geringer, aber nicht null. Ein einseitig erstelltes, zeitnah dokumentiertes und durch Fotos gestütztes Protokoll ist deutlich mehr wert als gar keines.

Umgekehrt gilt: Unterschreiben Sie nichts, was Sie nicht geprüft haben. Wenn Zeit fehlt, halten Sie einen Vorbehalt fest — „Prüfung der Heizungsfunktion steht aus“ — statt vorbehaltlos zu unterzeichnen.

Der Zeitpunkt

Die Übergabe sollte bei Tageslicht und in leerer Wohnung stattfinden. Beides klingt banal und ist der Unterschied zwischen einem verwertbaren und einem wertlosen Protokoll: Ein Schaden hinter einem Schrank wird nicht gesehen, und ein Kratzer im Parkett ist bei Kunstlicht nicht erkennbar.

Bei der Übergabe an den Nachmieter empfiehlt sich derselbe Termin nicht. Zwei getrennte Termine verhindern, dass ein zwischen den beiden Mietverhältnissen entstandener Schaden niemandem zugeordnet werden kann.

Nach der Übergabe

Das Protokoll gehört an das Mietverhältnis, nicht in einen Jahresordner — es wird bei der Kautionsabrechnung gebraucht, unter Umständen Monate später, und beim nächsten Einzug als Vergleichsdokument.

Für die Kaution ist es die Grundlage jeder Einbehaltung. Wer einen Betrag einbehält, muss den Schaden belegen; ohne dokumentierten Anfangszustand gelingt das selten, und eine unberechtigte Einbehaltung bringt Sie in Verzug.

Was das mit Schönheitsreparaturen zu tun hat

Wurde die Wohnung unrenoviert übergeben, ist eine Klausel, die den Mieter zu Schönheitsreparaturen verpflichtet, ohne angemessenen Ausgleich unwirksam. Der Zustand bei Übergabe entscheidet also über die Wirksamkeit einer Vertragsklausel.

Damit ist das Protokoll auch das Dokument, das Jahre später beantwortet, ob Sie beim Auszug überhaupt etwas verlangen können. Ein Satz wie „Wohnung frisch renoviert übergeben, alle Wände weiß gestrichen“ ist deshalb einer der wertvollsten im ganzen Protokoll.

Was nicht ins Protokoll gehört

Ein Übergabeprotokoll ist kein Ort für Vereinbarungen. Wer dort Regelungen zur Kaution, zur Mietzahlung oder zu Schadensersatz festhält, schafft Auslegungsfragen — im Zweifel zulasten des Verwenders.

Halten Sie den Zustand fest, nicht die Rechtsfolgen. Ob ein festgestellter Kratzer ein ersatzpflichtiger Schaden oder vertragsgemäße Abnutzung ist, wird später beurteilt und muss im Protokoll nicht entschieden werden.

Ebenfalls fehl am Platz sind pauschale Quittierungen wie „Wohnung in ordnungsgemäßem Zustand übergeben“ ohne Einzelfeststellungen. Sie wirken wie eine vorbehaltlose Abnahme und können Ansprüche ausschließen, die Sie noch gar nicht geprüft haben.

Abnutzung ist kein Schaden

Der vertragsgemäße Gebrauch ist mit der Miete abgegolten. Ein abgelaufener Teppichboden nach zehn Jahren, Dübellöcher in üblicher Zahl, vergilbte Tapeten — das ist Abnutzung, kein Schaden.

Schaden ist, was über den vertragsgemäßen Gebrauch hinausgeht: Brandflecken, zerbrochene Fliesen, Haustierschäden, Löcher in ungewöhnlicher Zahl oder Größe.

Bei der Bewertung ist außerdem die Restlebensdauer zu berücksichtigen. Wird ein Teppichboden nach acht Jahren beschädigt, dessen übliche Lebensdauer zehn Jahre beträgt, schuldet der Mieter nicht den Neupreis, sondern den Zeitwert.

Praktisch bewährt hat sich, das Protokoll direkt vor Ort abzuschließen und beiden Seiten sofort eine Ausfertigung zu geben — auf Papier oder als Foto der unterschriebenen Seiten. Ein Protokoll, das später „noch sauber abgetippt“ und dann verschickt wird, verliert an Wert: Der Mieter kann bestreiten, dass die nachgetragene Fassung dem entspricht, was besprochen wurde. Was am Übergabetag unterschrieben ist, gilt.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Einordnung und ersetzt keine Rechtsberatung.