Ratgeber
Steuern für Vermieter: Einnahmen, Werbungskosten, Anlage V
Der häufigste Fehler: die Erstattung als Einnahme erfassen und den Aufwand vergessen. Was in beide Spalten gehört.
Von Nirushan Yogendran ·
Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung werden als Überschuss ermittelt: Einnahmen minus Werbungskosten. Das klingt einfach und ist es im Prinzip auch — die Fehler entstehen fast immer an zwei Stellen, und beide haben mit den Betriebskosten zu tun.
Was als Einnahme zählt
Einnahmen sind alle Zuflüsse aus der Vermietung. Dazu gehören die Kaltmiete, aber ausdrücklich auch die vom Mieter erstatteten Betriebskosten — also die Vorauszahlungen und eine etwaige Nachzahlung.
Ebenfalls Einnahme sind einbehaltene Kautionsanteile, soweit sie zur Deckung von Ansprüchen verwendet werden, sowie Zuschüsse und Entschädigungen im Zusammenhang mit der Vermietung.
Es gilt das Zuflussprinzip: Maßgeblich ist das Jahr, in dem das Geld eingeht, nicht das Jahr, für das es geschuldet war. Eine im Januar 2027 eingehende Dezembermiete 2026 ist grundsätzlich Einnahme 2027 — mit einer Ausnahme für regelmäßig wiederkehrende Zahlungen kurz um den Jahreswechsel.
Der Fehler, der am meisten kostet
Viele Vermieter erfassen die vom Mieter erstatteten Betriebskosten als Einnahme und vergessen, die gezahlten Betriebskosten als Werbungskosten anzusetzen. Das Ergebnis ist eine zu hohe Steuerlast auf einen Betrag, der wirtschaftlich nur durchgelaufen ist.
Umlagefähige Betriebskosten stehen in der Anlage V auf beiden Seiten: Was Sie zahlen, ist Werbungskosten; was der Mieter erstattet, ist Einnahme. Erst die Differenz wirkt sich aus — und die ist bei korrekter Abrechnung nahe null.
Wer nur eine Seite erfasst, versteuert entweder zu viel oder zu wenig. Beides fällt bei einer Prüfung auf.
Welche Ausgaben abziehbar sind
Werbungskosten sind Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen (§ 9 Abs. 1 Satz 1 EStG). Bei Vermietung sind das insbesondere:
- Gebäude-AfA nach § 7 Abs. 4 EStG
- Schuldzinsen aus der Finanzierung — nicht die Tilgung
- Erhaltungsaufwendungen, also Reparaturen und Instandsetzung
- Betriebskosten aller Art, umlagefähig oder nicht
- Verwaltungskosten, einschließlich Software und Kontoführung
- Fahrtkosten zum Objekt
- Versicherungen und Grundsteuer
- Rechts- und Steuerberatungskosten, soweit sie die Vermietung betreffen
- Kosten der Mietersuche, etwa Inserate
Nicht abziehbar ist die Tilgung — sie ist Vermögensumschichtung, kein Aufwand. Das ist der zweithäufigste Fehler: Wer die gesamte Kreditrate ansetzt, überzeichnet die Werbungskosten deutlich.
Erhaltungsaufwand oder Herstellungskosten
Diese Abgrenzung entscheidet, ob eine Ausgabe sofort wirkt oder über Jahrzehnte. Erhaltungsaufwand erhält den vorhandenen Zustand und ist im Jahr der Zahlung voll abziehbar. Herstellungskosten erweitern oder verbessern das Gebäude wesentlich und wirken nur über die Abschreibung.
Größerer Erhaltungsaufwand kann bei Wohngebäuden auf zwei bis fünf Jahre gleichmäßig verteilt werden. Das ist ein Wahlrecht und lohnt sich, wenn der sofortige Abzug steuerlich verpuffen würde, etwa weil in diesem Jahr ohnehin ein Verlust entsteht.
Besondere Vorsicht gilt in den ersten drei Jahren nach dem Kauf: Übersteigen Instandsetzungs- und Modernisierungsaufwendungen ohne Umsatzsteuer 15 Prozent der Gebäude-Anschaffungskosten, werden sie nach § 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG insgesamt zu Herstellungskosten.
Leerstand
Während eines Leerstands bleibt der Werbungskostenabzug erhalten, solange die Vermietungsabsicht fortbesteht und nachweisbar ist. Bewahren Sie Inserate, Maklerunterlagen und dokumentierte Besichtigungen auf.
Fehlt dieser Nachweis, kann das Finanzamt den Abzug für die Leerstandszeit versagen — mit dem Argument, es habe an der Einkünfteerzielungsabsicht gefehlt. Bei längerem Leerstand ohne erkennbare Vermietungsbemühungen ist das ein realistisches Risiko.
Die Anlage V
Die Anlage V wird je Objekt ausgefüllt, nicht in Summe über das Portfolio. Wer mehrere Objekte hält, braucht die Zahlen also ohnehin getrennt — was ein guter Grund ist, sie das ganze Jahr über so zu führen.
Bei einer vermieteten Eigentumswohnung übernehmen Sie die Positionen aus der Jahresabrechnung der Gemeinschaft. Die Zuführung zur Erhaltungsrücklage ist dabei noch keine Werbungskosten; abziehbar wird der Betrag erst, wenn die Rücklage für eine Maßnahme tatsächlich verwendet wird.
Verluste
Übersteigen die Werbungskosten die Einnahmen, entsteht ein Verlust, der mit anderen Einkunftsarten verrechnet werden kann. Das ist in den ersten Jahren nach einem Erwerb der Normalfall.
Voraussetzung ist die Einkünfteerzielungsabsicht. Bei einer auf Dauer angelegten Vermietung zu mindestens 66 Prozent der ortsüblichen Miete wird sie in der Regel unterstellt. Bei verbilligter Überlassung darunter kürzt das Finanzamt den Werbungskostenabzug anteilig — bei der Vermietung an Angehörige ist das die Standardprüfung.
Praktisch
Der Aufwand entsteht nicht beim Ausfüllen, sondern beim Zusammensuchen. Wer im Frühjahr aus Kontoauszügen rekonstruiert, verliert regelmäßig Positionen, die abziehbar gewesen wären: Kontoführung, Fahrten, kleinere Reparaturen, Porto.
Werden Ausgaben stattdessen laufend erfasst und je Objekt einer Kostenart zugeordnet, ist die Steuererklärung eine Auswertung. Die Belege dazu sollten auffindbar bleiben — auch wegen der Zehnjahresfrist beim späteren Verkauf.
Vermietung an Angehörige
Die verbilligte Überlassung an Kinder, Eltern oder Geschwister ist zulässig und steuerlich interessant — sie hat aber eine klare Schwelle.
Beträgt die Miete mindestens 66 Prozent der ortsüblichen Marktmiete, gilt die Vermietung als vollentgeltlich und die Werbungskosten sind in voller Höhe abziehbar. Liegt sie darunter, wird aufgeteilt: Nur der entgeltliche Anteil trägt den Werbungskostenabzug.
Bei einer Miete zwischen 50 und 66 Prozent ist zusätzlich eine Totalüberschussprognose zu erstellen; fällt sie positiv aus, bleibt der volle Abzug erhalten.
Voraussetzung ist in jedem Fall, dass der Vertrag wie unter Fremden durchgeführt wird: schriftlich vereinbart, Miete tatsächlich überwiesen, Betriebskosten abgerechnet. Eine bloß auf dem Papier bestehende Vermietung erkennt das Finanzamt nicht an.
Was Sie im Blick behalten sollten
Die ortsübliche Miete ändert sich. Eine Vermietung, die bei Vertragsschluss bei 70 Prozent lag, kann nach fünf Jahren unter die Schwelle rutschen, weil der Markt gestiegen ist — ohne dass sich an Ihrem Vertrag etwas geändert hätte.
Es lohnt sich deshalb, das Verhältnis gelegentlich zu prüfen und die Miete gegebenenfalls anzupassen. Der Verlust des vollen Werbungskostenabzugs wiegt in aller Regel schwerer als die Mieterhöhung.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Einordnung und ersetzt keine Steuerberatung. Für Ihren Einzelfall wenden Sie sich an einen Steuerberater.
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Häufige Fragen
Muss ich die Betriebskostenvorauszahlungen als Einnahme angeben?
Ja. Die vom Mieter erstatteten Betriebskosten sind Einnahmen, die von Ihnen gezahlten Betriebskosten sind Werbungskosten. Erst die Differenz wirkt sich aus – wer nur eine Seite erfasst, versteuert zu viel oder zu wenig.
Kann ich Fahrten zum Objekt absetzen?
Ja, als Werbungskosten. Bei gelegentlichen Fahrten zur Verwaltung des Objekts wird regelmäßig die Reisekostenpauschale angesetzt; bei sehr häufigen Fahrten kann das Finanzamt eine andere Bewertung vornehmen.